25 Grievous Antics som er skadelige for god kundeservice

Hvis produktene du tilbyr ikke passer til budsjettet eller smaken av kunden, må du ikke slutte å håndtere ham / henne. Gi anbefalinger og andre muligheter for å forsikre kunden om at du er villig til å hjelpe dem på en mulig måte som du kan.

Hvis en kunde klager over den dårlige kvaliteten på tjenestene dine, svarer du aldri ved å skylde på miljøet eller de gamle fasilitetene til bedriften din. Bekreft at du har gjort en feil og lover å gjøre det bedre neste gang.

Når du oversell deg selv til dine kunder, er det en tendens til at de forventer for mye fra dine tjenester eller din bedrift. Manglende oppfyllelse av disse forventningene fører til fullstendig misnøye av kunden.

Aldri innrømme rett foran kunden din at du hater jobben din. Forfall av dommen skjer noen ganger, men det er ingen garanti for at det å begå det en gang ikke vil koste deg din jobb.

Før du setter telefonen i høyttalermodus, må du sørge for å spørre kunden om tillatelse til å gjøre det. Å sette hans / hennes anrop på høyttalermodus uten tillatelse er som å lekke konfidensiell informasjon.

Kunder kommer ikke til å kjenne din bransje som du gjør. Når du arbeider med dem, må du ikke bruke jargong som er jordet i firmaet eller bransjen, for eksempel forkortelser eller unike og kompliserte ord.

Kunder har forskjellige behov og ønsker, og mens det er standard operasjonsprosedyrer som folk i kundeservice må overholde, bør de forstå at å tilby en "one size fits all" tilnærming ikke fungerer hele tiden. Det er alltid best å håndtere kunder med en menneskelig berøring.

Tålmodighet er en dyd som arbeidsgiveren betaler deg til å eie. Tren det ved å være tålmodig med kundene (selv de irate seg) og motstå trang til å lash tilbake med irate uttrykk.

Det er greit å avbryte en samtale en gang, men å gjøre det den andre eller tredje gangen er allerede like å krysse den "uhøflige" terskelen. Når du har en pågående samtale med en kunde, må du passe på deres behov og la det andre anropet vente til du fullfører den pågående transaksjonen.

Kundeservice bør aldri bli rushed, NOENSINNE. Kunden trenger å vite at de er viktige, og problemet ved hånden vil bli løst uansett hvor lang tid det tar. Dette gjelder også å håndtere kunder personlig.

Dette er bare riktig etikett, men du bør aldri engasjere en kunde når det er mat i munnen. Dette gjelder også å engasjere kunder på telefonen (stol på meg, vi kan høre deg hakke bort ... og det er distraherende).

Ord som "Vennligst", takk "og" Velkommen "bør alltid farge en samtale mellom kundeservicere og kunder.

Noen ganger må kundeservicere sette kunder på vent. Det er ikke noe galt med det (med mindre holdet er overdrevet). Informer imidlertid kunden om at du vil sette dem på vent og gi dem en kort forklaring hvorfor.

Når det gjelder kunder, må kundeserviceens oppmerksomhet helt tilhøre kunden og ikke deles med noen andre. Chitchatting med andre ansatte mens du håndterer kunder er en av de rudeste tingene en kunderepresentant kan gjøre for en kunde.

Dette bør være åpenbart, men å ignorere kundens e-post har "Nei" skrevet over det. Hvordan vil du ha det hvis noen ignorerte e-postene dine?

Vi har alle dårlige dager, og noen ganger er det fristende å få den negativiteten med deg til å jobbe (og la oss innse det, det gjør det ikke enklere når du har skrikende irate kunder som synes å bry seg mindre om dagen din). Imidlertid må en kundeservicerepresentant lære å holde seg i følelser i sjakk og presentere seg i et positivt lys (selv om de må falle det).

Noen kundeservicerepresentanter ber kundene om å ringe dem tilbake. Først av alt er det alltid representanten som må ringe tilbake og ikke kunden. For det andre, hvis en kundes spørsmål uansett ikke kan besvares og tilbakekalling er nødvendig, må du ikke glemme å ringe dem tilbake.

Når en kunde stiller et spørsmål, må en kundeservicerepresentant svare på forespørselen så grundig som mulig. Et ordrespons informerer kunden om at de er ulempe, og videre diskurs er en uønsket byrde.

Dette burde gå uten å si, men det er bare uhøflig å henge på noen. Noen ganger kan kundene ringe en representant i et irriterende humør (noe som gjør det mye vanskeligere å håndtere dem). Ikke desto mindre, husk, en del av kundeserviceens representant er ansvarlig for å gjenkjenne og vite hvordan man skal håndtere slike personer.

Noen ganger (avhengig av arbeidsmiljøet) kan en kundeservicerepresentant få sidespor eller disorientert når de slås sammen med folk som ber om hjelp. Det er imidlertid viktig for alle som er i kundeservice å være oppmerksom på forespørsler fra hver av sine kunder. Forsinkende responstider fører ofte til negativ tilbakemelding.

Det er ikke alltid lett å håndtere kunder. Men å lære å være profesjonelt til tross for en irat eller ellers krevende kunde er et must. Når du kommuniserer, velg ord som er høflige og alltid opprettholde en rolig oppførsel.

Kunder forventer alltid at kundeservicenes representanter gir det beste svaret når de reiser bekymringer om bestemte produkter eller tjenester. Sørg for at kunden har fått en riktig løsning på problemet.

Noen som er i kundeservice må gjøre det et poeng å bruke beskrivelser og vilkår som ikke bare er klare, men sannferdige når de beskriver produkter. Eschew vage beskrivelser som disse blir sett på som untruthful og upålitelig.

Noen kunder velger å kommunisere med tjenesteleverandører via e-post enn å møte dem personlig. Problemet er at noen kundeservicerepresentanter ikke vet hvordan man sender personable og profesjonelle e-postmeldinger. Selv når du sender e-post, er det viktig å være profesjonell. Pass på at e-posten ikke har noen feilstavede verdener.

Kunder bør alltid ha forrang i et kundeservice scenario. Hvis en kunde nærmer seg deg, må du bekrefte dem umiddelbart. Hvis du er opptatt med en annen kunde, ta et kort øyeblikk for å fortelle kunden som venter på din oppmerksomhet om at du vil være med dem så snart som mulig.